Politică de confidențialitate Cosmopol Security

Observații preliminare

Politica a fost elaborată pentru spefificul societatii COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L., Bucuresti, Str, Jean-Alexandru Steriadi, nr. 23-25, bl L16, Sc 3, Ap. 89, Sector 3, Inregistrata la ORNC Bucuresti sub nr. J40/13403/12.10.2016 CUI nr RO 35196350

Mail: office@cosmopolsecurityservice.ro

1.Termeni

Regulamentul General privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR) – înseamnă REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE.

Date cu caracter personal (DCP) - înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale;

Prelucrare - înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

Restricționarea prelucrării - înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;

Operator - înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern.

Autoritatea Națională de Supraveghere a Protecției Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) – înseamnă autoritate publică independentă instituită în România, competentă în domeniul monitorizării respectării GDPR;

Noțiunile și termenii din prezenta politică ce nu au fost definiți mai sus se vor interpreta în conformitate cu GDPR, decât în cazul în care nu le este dată o semnificație distinctă.

2.Introducere

  COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L în calitatea sa de operator, prelucrează datele cu caracter personal ale clienților, angajaților, partenerilor și a altor persoane care interacționează cu compania și/sau sunt antrenate în relații contractuale.

Prezenta politică descrie modul în care DCP trebuie prelucrate, în conformitate cu GDPR, principiile de prelucrare a DCP, precum și drepturile și obligațiile angajaților implicați în procesul de prelucrare a DCP.

COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L nu operează transferuri de DCP către țări terțe sau organizații internaționale.

3.Obiective

·     Conformitatea cu GDPR și bunele practici în materie de protecția DCP;

·     Protecția drepturilor persoanelor vizate (clienților, angajaților, partenerilor etc);

·     Transparența privind modul în care sunt protejate DCP;

·     Protecția împotriva riscurilor de încălcare a securității DCP;

4.Aplicabilitate

Prezenta politică se aplică:

·     Conducerii  COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L ;

·     Tuturor angajaților COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L;

·     Clienților/clienţilor potenţiali, partenerilor și altor persoane care interacționează cu operatorul și/sau sunt antrenate în relații contractuale;

·     Debitorilor;

·     Voluntarilor și persoanelor ce își desfășoară stagiul de practică în cadrul societatii ;

·     Vizitatorilor;

·     Tuturor persoanelor care intră în diferite relații sau interacționează în vreun fel cu COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L .

5.Principii de prelucrare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt:

·     Prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată;

·     Colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;

·     Adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate;

·     Exacte și actualizate în termen;

·     Păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;

·     Prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.

6.Tipuri de date cu caracter personal prelucrate

COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L   prelucrează, dar fără a se limita la, următoarele tipuri de date:

·     Nume:

·     Prenume:

·     Data și anul nașterii:

·     E-mail:

·     Adresă (domiciliu/reședință):

·     Număr de telefon/fax:

·     Număr de identificare naţional (CNP):

·     Serie și număr Carte de identitate:

·     Datele din actele de stare civilă:

·     Date din permisul de conducere/certificatul de înmatriculare:

·     Imagine:

·     Date de geolocalizare/date de trafic:

·     CV:

·     Locul de muncă.

7.Temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal

Orice operațiune de prelucrare a datelor cu caracter personal este făcută în temeiul art. 6 din Regulamentul General privind Protecția Datelor cu Caracter Personal (GDPR), după cum urmează:

·     Prelucrarea este necesară în vederea încheierii și executării unui contract;

·     Prelucrarea este necesară în vederea respectării unei obligații legale;

·     Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime ale COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L  sau ale unui terț, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese;

·     Prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului persoanei vizate pentru unul sau mai multe scopuri specifice;

·     Prelucrarea este necesară în vederea protejării intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice.

8.Scopul prelucrării datelor cu caracter personal

Scopul colectării datelor cu caracter personal de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L   este în legătură cu

·     încheierea și executarea diferitelor contracte, care sunt necesare pentru desfășurarea activității societății;

·     prestarea diferitelor servicii la care societatea s-a obligat prin contract faţă de clienţii/partenerii săi;

·     activităţile de marketing, reclamă şi publicitate;

·     recuperarea creanţelor pe cale amiabilă sau prin intermediul acţiunilor în instanţă;

·     necesitatea comunicării, prin mijloace electronice sau tradiţionale, către clienţi/parteneri sau potenţiali clienţi/parteneri, a gamei serviciilor specifice societatii;

·     diferite adrese sau comunicări trimise în formă electronică;

·     trimiterea corespondenţelor către clienţi/parteneri utilizând diferiţi prestatori de servicii poştale;

·     selectarea forței de muncă;

·     arhivarea datelor cu caracter personal în scopuri statistice.

9.Durata prelucrării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal sunt stocate de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L în vederea prelucrării lor pe durata derulării relațiilor contractuale/de muncă/ mandat/colaborare și ulterior arhivate, conform cerințelor legale aplicabile în acest sens. După expirarea acestor termene DCP se șterg/distrug.

10.Procese decizionale automatizate

De regulă COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L  nu utilizează procese decizionale automatizate în relația cu angajații săi. Anumite prelucrări prin mijloace complet automatizate se pot desfășura pentru îndeplinirea unor cerințe legale (de ex., în contextul implementăriI soluțiilor IT de prevenire a pierderilor de date în scopul asigurării securității datelor).

11.Securitatea Datelor

COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L  utilizează diverse măsuri tehnice şi organizatorice pentru a asigura securitatea datelor dumneavoastră personale împotriva manipulării, pierderii, distrugerii, accesării, de către persoane neautorizate, în mod accidental sau/şi intenţionat.

12.Responsabilități

Fiecare angajat al COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L  este responsabil, în conformitate cu atribuțiile sale, de protecția DCP. Mai mult decât atât, următoarele persoane comportă atribuții specifice:

·     Conducerea – este responsabilă pentru asigurarea faptului că COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L îndeplinește obligațiile în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal prevăzute de GDPR.

·     Responsabilul pentru protecția datelor are următoarele sarcini:

-      Informarea și consilierea operatorului precum și a angajaților care se ocupă de prelucrare cu privire la obligațiile care le revin în temeiul GDPR

-      Informarea în timp util a Conducerii privind toate aspectele ce țin de protecția datelor (de ex: riscuri);

-      Actualizarea periodică a procedurilor și politicilor de protecție a DCP;

-      Inițierea și monitorizarea instruirii angajaților în domeniul protecției DCP;

-      Furnizarea de consiliere la cerere în ceea ce privește evaluarea impactului asupra protecției datelor;

-      Cooperarea cu ANSPDCP;

-      Soluționarea cererilor persoanelor vizate, atunci când acestea se referă la exercitarea unui drept prevăzut de GDPR.

·     Managerul IT –daca exista- ( in caz contrar ets necesara identificarea unei persoane )este responsabil pentru:

-      Asigurarea faptului că toate sistemele, serviciile și echipamentele folosite pentru stocarea DCP sunt conforme cu cerințele GDPR și a altor standarde în materie de securitate fizică și informatică;

-      Efectuarea controalelor periodice în vederea asigurării protecției fizice și informatice și verificării modului de funcționare a echipamentelor.

-      Evaluarea serviciilor unor terțe părți implicate în stocarea DCP ale COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L   

13.Drepturile persoanei vizate

Orice persoană vizată își poate exercita următoarele drepturi, in ceea ce priveste propria persoana, așa cum sunt prevăzute de către GDPR:

·     Dreptul de acces la DCP prelucrate de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L  ;

·     Dreptul de rectificare a DCP prelucrate de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L   ;

·     Dreptul la ștergerea DCP prelucrate de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L   ;

·     Dreptul la restricționarea prelucrării DCP de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L  ;

·     Dreptul la portabilitatea DCP prelucrate de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L   ;

·     Dreptul la opoziție a prelucrării DCP de către COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L   ;

·     Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, în cadrul prelucrării DCP de COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L      

14.Transparența informațiilor

COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L  urmărește scopul ca toate persoanele vizate să fie informate despre faptul că DCP ale acestora sunt prelucrate legal și că acestea sunt conștiente de:

• Modul și tipul de date prelucrate;
• Scopurile prelucrării:
• Modul de exercitare a drepturilor în legătură cu prelucrarea.

În acest sens, COSMOPOL SECURITY SERVICE S.R.L elaborat o Declarație de Confidențialitate (Protecția datelor cu caracter personal). Această declarație este disponibilă pe site-ul societatii.